Mitarbeiter-Merch geht an deine eigene Belegschaft. Das reicht vom Paket zum ersten Arbeitstag bis zum Poloshirt im Kundenkontakt. Anders als bei Arbeitskleidung schützt hier nichts, und anders als beim Geschenk an Kunden bleibt die Ware im Haus. Wie sich die Einsatzbereiche insgesamt trennen, steht unter Einsatzbereiche.
Was Mitarbeiter-Merch von anderem Merch unterscheidet
Wenn du Merch für das eigene Team bestellst, verkaufst du nichts. Die Ware geht aus einer Kostenstelle heraus, und damit rechnet dein Einkauf mit einem Budget je Kopf statt mit einer Spanne. Das verschiebt die Produktwahl. Ein Shirt für den Fanshop darf dünn und modisch sein, weil es vor allem am Tag des Konzerts zählt; ein Shirt, das deine Beschäftigten über Jahre im Büro oder am Messestand tragen, muss viele Wäschen überstehen und in allen Größen sitzen.
Der zweite Unterschied liegt in der Menge über die Zeit. Ein Verein bestellt einmal zur Saison. Als Unternehmen stellst du laufend ein, und jede neue Kollegin erwartet dasselbe Paket wie das Team vor ihr. Mitarbeiter-Merch ist deshalb selten eine einzelne Auflage. Es ist ein kleines Sortiment, das nachbestellbar bleiben muss, im gleichen Modell und im gleichen Farbton.
Auch die Passform verlangt mehr Aufmerksamkeit. Deine Belegschaft ist breiter gemischt als die Käuferschaft eines Bandshirts, und bestellst du nur einen geraden Schnitt in den gängigen Größen, schließt du einen Teil der Leute aus, die das Teil tragen sollen. Ein tailliertes Modell neben dem geraden gehört deshalb in deine erste Anfrage. Dasselbe gilt für einen Größenlauf, der über die Standardgrößen hinausreicht.
Hinzu kommt der Anspruch an den Auftritt. Kleidung, die dein Team vor Kunden trägt, steht für dein Unternehmen. Ein verzogener Kragen oder ein rissiges Logo wirkt dort stärker nach als auf einem Festivalshirt, das einen Sommer lang hält.
Wie Unternehmen Mitarbeiter-Merch beschaffen
Die einfachste Form ist die Sammelbestellung. Die Personalabteilung fragt Größen ab, bestellt eine Auflage und verteilt sie. Das passt zu einem Firmenjubiläum oder zu einem Team, das gemeinsam auf eine Messe fährt. Für alles, was danach kommt, taugt es wenig, weil Restgrößen im Schrank liegen und du fehlende Größen einzeln nachbestellen musst, oft zu einem deutlich höheren Stückpreis.
Für laufenden Bedarf gibt es zwei Wege. Beim ersten lagert der Anbieter eine Grundmenge veredelter Ware ein und verschickt sie auf Abruf, etwa zum ersten Arbeitstag an die Privatadresse. Das setzt Lagerhaltung und Versand beim Anbieter voraus und bindet Geld in Ware, die noch niemand trägt.
Beim zweiten bestellen die Beschäftigten selbst über einen geschlossenen Shop. Ihn betreibt ein Anbieter mit E-Commerce als Dienstleistung, oder eine Plattform stellt ihn bereit. Veredelt wird dann oft erst nach der Bestellung, nach dem Prinzip von Print-on-Demand. Das spart Lager. Dafür steigt der Preis je Stück, und die Lieferzeit gilt für jede einzelne Bestellung, sodass du ein Paket zum ersten Arbeitstag rechtzeitig vor dem Start auslösen musst.
Welcher Weg passt, hängt an zwei Fragen: wie oft du neue Leute einstellst und wer die Größe wählt. Ein Budget je Person kannst du im Shop als Guthaben abbilden. In der Sammelbestellung braucht es dafür eine Liste und jemanden, der sie pflegt. Beide Wege lassen sich kombinieren.
Bei der Veredelung zählt Haltbarkeit mehr als Effekt. Stick wirkt auf Poloshirt und Jacke hochwertig und übersteht viele Wäschen. Siebdruck rechnet sich bei größeren Auflagen eines Motivs, für kleine Nachbestellungen einzelner Größen eignen sich dagegen digitale Verfahren wie DTF, weil keine Einrichtung je Farbe anfällt. Mischst du Verfahren, rechne damit, dass dasselbe Logo gestickt und gedruckt nicht identisch aussieht.
Was steuerlich und im Betrieb zu klären ist
Kleidung, die du als Arbeitgeber deinen Beschäftigten überlässt, kann Arbeitslohn sein. Von der Steuer befreit ist nach § 3 Nr. 31 EStG typische Berufskleidung, die Beschäftigte kostenlos oder günstiger erhalten. Ein Hoodie mit deinem Logo, den man genauso gut in der Freizeit trägt, fällt nicht selbstverständlich darunter, auch wenn du ihn ausschließlich an Beschäftigte ausgibst. Das Logo allein entscheidet es nicht.
Für Sachbezüge kennt § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG eine Freigrenze von fünfzig Euro im Kalendermonat. Andere Sachbezüge im selben Monat zählen mit. Weil es eine Freigrenze ist, wird bei Überschreiten der ganze Vorteil steuerpflichtig und nicht bloß der Teil darüber. Alternativ kann dein Unternehmen die Steuer nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal mit dreißig Prozent übernehmen, sofern die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Die Einordnung im Einzelfall gehört zu deiner Steuerberatung, und sie sollte vor der ersten großen Verteilung geklärt sein.
Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, kommt eine zweite Frage hinzu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bestimmt er bei Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Beschäftigten mit. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts fällt darunter die Ausgestaltung einer Pflicht, Dienstkleidung für ein einheitliches Erscheinungsbild zu tragen. Auf die Pflicht kommt es an. Ein Paket, das niemand tragen muss, ist davon zu unterscheiden. Machst du das Poloshirt am Messestand aber zur Pflicht, gehört der Betriebsrat vor die Bestellung.
Auffällige Dienstkleidung hat eine weitere Folge. Kann man sie nicht unauffällig schon auf dem Weg zur Arbeit tragen, kann das Umkleiden im Betrieb nach der Rechtsprechung zur Arbeitszeit zählen. Ein dezentes Logo auf dunklem Grund wirkt sich darauf anders aus als ein Shirt in auffälliger Firmenfarbe mit großem Rückenmotiv.
Welche Beschaffung zu welchem Bedarf passt
| Bedarf | Bestellweise | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Teamkleidung für eine Messe oder ein Jubiläum | Sammelbestellung mit Größenabfrage | Termin, Größenverteilung, Reserve für Ausfälle |
| Paket zum ersten Arbeitstag | eingelagerte Grundmenge, Versand auf Abruf | Nachbestellbarkeit, Lagerkosten, Versand an Privatadressen |
| Kleidung zur Auswahl mit Budget je Person | geschlossener Shop | Guthaben, Veredelung nach Bestellung, Lieferzeit je Stück |
| Pflichtkleidung im Kundenkontakt | feste Ausstattung mit Rahmenvereinbarung | Farbverweis, Modelllaufzeit, Betriebsrat |
Die Grenze zur Arbeitskleidung liegt dort, wo die Kleidung schützen muss oder im Arbeitsalltag verschleißt. Zum Corporate Gifting trennt der Empfänger. Geschenke an deine Kunden und Partner folgen anderen steuerlichen Regeln als Kleidung für dein eigenes Team, und wie Unternehmen als Auftraggeber einkaufen, beschreibt die Seite Unternehmen.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Nachbestellung einzelner Größen. Frag, zu welchen Bedingungen der Anbieter kleine Mengen nachveredelt und ob die Mindestmenge dann erneut greift.
- Modelllaufzeit der Blankware. Lass dir sagen, wie lange das gewählte Modell voraussichtlich im Sortiment des Herstellers bleibt, und leg eine Ersatzwahl fest.
- Farbverweis. Halte Garnfarbe und Druckfarbe bei der ersten Bestellung schriftlich fest.
- Schnitte und Größenlauf. Prüfe, ob es das Modell tailliert und gerade gibt, auch in großen Größen.
- Lager und Versand auf Abruf. Kläre Lagerkosten und Mindestbestand. Frag außerdem, wer die Adressen deiner Beschäftigten verarbeitet und auf welcher Vertragsgrundlage.
- Shop mit Budget. Soll dein Team selbst wählen, frag nach Guthaben und Zugangsschutz sowie nach einer Sammelrechnung für dein Unternehmen.
