Merch für dein Unternehmen bestellst du selten allein. Das Marketing wählt das Motiv, der Einkauf den Lieferanten, und bezahlt wird aus einer Kostenstelle, die womöglich einer dritten Abteilung gehört. Welche Ware dabei bestellt wird, von der Teamkleidung bis zum Kundengeschenk, erklären Mitarbeiter-Merch und Corporate Gifting. Diese Seite zeigt, welchen Weg dein Auftrag durchs Haus nimmt, eine Übersicht aller Auftraggeber bietet die Seite Zielgruppen.
Wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft
Den Anstoß gibt eine Fachabteilung. Die Personalabteilung plant Pakete für neue Kolleginnen, das Marketing einen Messeauftritt, und beide setzen andere Schwerpunkte, weil es der einen um Größen und Nachschub geht und dem anderen um Wirkung und Termin. Bevor daraus eine Bestellung wird, verlangen viele Unternehmen ab einem bestimmten Auftragswert mehrere Vergleichsangebote. Wo die Grenze liegt, steht in der Einkaufsrichtlinie deines Hauses.
Einen neuen Anbieter muss euer Einkauf erst anlegen. Er fragt dafür Stammdaten und Bankverbindung ab, in größeren Häusern zusätzlich eine Selbstauskunft zu Nachhaltigkeit oder die Unterschrift unter einen Verhaltenskodex, und bis der Lieferant im System steht, können Wochen vergehen. Plane diese Zeit ein, bevor du das erste Muster bestellst.
Konzerne kaufen oft digital ein. In ihrem Einkaufssystem liegen freigegebene Artikel mit festen Preisen als Katalog, und eine Bestellung außerhalb davon braucht eine Ausnahme, die jemand begründen muss. Kann ein Anbieter seine Artikel in ein solches System einspielen, wird er für Abteilungen deines Hauses bestellbar, die sonst gar nicht bei ihm gesucht hätten.
Eure Marke redet mit. Farben und Logo folgen einem Gestaltungshandbuch, und eine Abteilung für Markenführung gibt Druckdaten und Muster frei. Jede zusätzliche Freigaberunde verschiebt die Produktion um Tage.
Bezahlt wird auf Rechnung. Eure Buchhaltung ordnet sie über eine Bestellnummer zu, und fehlt diese Nummer, bleibt die Rechnung liegen, bis jemand nachfragt. Vorkasse sehen viele Einkaufsabteilungen nicht vor. Für kleine Anbieter heißt das, das Zahlungsziel eines Firmenkunden vorzufinanzieren.
Einzelprojekt oder Rahmenvereinbarung
Für ein Jubiläum oder eine einzelne Messe reicht ein Auftrag. Wiederkehrenden Bedarf bündelst du dagegen in einer Rahmenvereinbarung, die für eine Laufzeit Modelle und Preise samt Farbverweis festhält. Eure Standorte oder Abteilungen bestellen dann selbst ab, ohne jedes Mal ein neues Angebot einzuholen, und manche Anbieter stellen dafür ein Bestellportal bereit, in dem jede Bestellung einer Kostenstelle zugeordnet wird.
Hat dein Unternehmen mehrere Standorte, zählt die Verteilung. Ware für eine Niederlassung in der Schweiz geht durch den Zoll, und eine Lieferung an viele Filialen verlangt beschriftete Pakete je Empfänger statt einer Palette an die Zentrale.
Zwei Punkte gehören früh in den Vertrag. Motive für eure Produkteinführung bleiben oft vertraulich, bis die Neuheit öffentlich ist, und brauchen eine Geheimhaltungsabrede. Verschickt der Anbieter Pakete an die Privatadressen eurer Beschäftigten, verarbeitet er dafür personenbezogene Daten, und das gehört in einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Rechnung mit Bestellnummer. Frag, ob der Anbieter auf Rechnung liefert. Kläre auch, in welchem Format eure Buchhaltung die Rechnung braucht.
- Unterlagen für die Lieferantenanlage. Kläre früh, welche Nachweise euer Einkauf verlangt, und lass dir bestätigen, dass der Anbieter sie beibringen kann.
- Katalog im Einkaufssystem. Frag, ob der Anbieter seine Artikel als Katalog in euer System einspielen kann.
- Rahmenvereinbarung. Frag nach festen Preisen für eine Laufzeit sowie nach einem Portal, in dem Abteilungen selbst bestellen.
- Vertraulichkeit und Daten. Lass dir Geheimhaltung zusichern und frag nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sobald der Anbieter Adressen von Beschäftigten erhält.
