In deinem Verein kauft das Ehrenamt ein. Organisierst du es, läuft das neben Beruf und Training, über das Geld entscheidet euer Vorstand, und am Ende des Geschäftsjahres sehen eure Kassenprüfer auf jeden Beleg. Welche Ware dein Verein braucht und was für eure Vereinskasse gilt, steht beim Einsatzbereich Vereinsmerch. Diese Seite beschreibt, wie ein Verein einkauft. Die anderen Auftraggeber sind unter Zielgruppen verlinkt.
Wer im Verein bestellt und bezahlt
Größere Ausgaben brauchen meist einen Beschluss eures Vorstands. Der tagt in vielen Vereinen einmal im Monat oder seltener. Ein Angebot, das nach zwei Wochen verfällt, kommt deshalb womöglich gar nicht bis zur Abstimmung, und eine Bindefrist bis nach der nächsten Sitzung erspart dir eine zweite Runde.
Bindet ein Vertrag deinen Verein über Jahre, etwa ein Vereinsshop mit Mindestlaufzeit, verlangen manche Satzungen dafür die Zustimmung eines größeren Gremiums. Ein Blick in eure Satzung klärt das.
Die Rechnung gehört auf den Verein. Eine Rechnung auf den Namen der Trainerin, die privat vorgestreckt hat, führt bei der Kassenprüfung zu Rückfragen und im schlechtesten Fall zu Streit über die Erstattung.
Oft bestellen mehrere Stellen desselben Vereins. Die Fußballabteilung hat ein eigenes Budget, die Turnabteilung auch, und beide wollen dasselbe Wappen in derselben Farbe. Zahlt ein Sponsor den Trikotsatz, kommt eine weitere Partei hinzu. Dann klärst du vorab, wer das Angebot bekommt und auf wen die Rechnung ausgestellt wird.
Bestellt wird dabei mehr als Fankleidung. Euer Platzwart braucht robuste Arbeitskleidung, die Helfer beim Sommerfest ein gemeinsames Shirt, und beides folgt anderen Anforderungen als das Trikot.
Was bleibt, wenn das Amt wechselt
Ehrenämter wechseln mit den Wahlen. Mit der Person verschwinden oft Druckdaten und Farbverweis in einem privaten Postfach, dazu die Kundennummer beim Anbieter, und wer dein Amt übernimmt, fängt beim nächsten Trikotsatz von vorn an. Lege diese Unterlagen deshalb in einer Ablage des Vereins ab. Hilfreich ist ein Anbieter, der Motive samt früheren Bestellungen unter dem Vereinsnamen führt.
Nachbestellt wird in Wellen. Zur neuen Saison kommen Neuanmeldungen, unterm Jahr einzelne Spieler, die ein Trikot mit derselben Schrift brauchen. Bleibt dein Verein über Jahre beim selben Anbieter, bekommt er diese Einzelteile meist unkomplizierter als bei einem Wechsel.
Die knappste Größe ist die Zeit. Ein Anbieter, der ein Set zur Größenprobe schickt oder eine Sammelbestellung nach Namen verpackt, spart dir im Ehrenamt Abende.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Bindefrist. Frag, wie lange das Angebot gilt, und leg die Frist hinter die nächste Vorstandssitzung.
- Rechnung an den Verein. Kläre vorab, wer die Rechnung bekommt, wenn eine Abteilung bestellt oder ein Sponsor zahlt.
- Ablage beim Anbieter. Frag, ob Motive samt Bestellhistorie beim Verein bleiben, auch wenn die Ansprechperson wechselt.
- Einzelnachbestellung. Kläre, zu welchen Bedingungen einzelne Trikots mit gleicher Schrift nachkommen.
