Beim Corporate Gifting verschenkst du etwas. Die Empfänger sind Geschäftspartner oder deine Belegschaft. Anders als beim Merch zum Verkauf entscheidet kein Preis im Shop. Es zählt, wie dein Geschenk ankommt und was es steuerlich auslöst. Wie die Einsatzbereiche zusammenhängen, zeigt die Seite Einsatzbereiche.
Was Corporate Gifting von anderem Merch unterscheidet
Beim Geschenk verschiebt sich das Sortiment weg vom Textil. Oft landen Tassen, Trinkflaschen oder Notizbücher im Paket, und Kleidung ist eine Möglichkeit unter mehreren. Ein Shirt setzt eine Größe voraus, die du bei Geschäftspartnern selten kennst. Eine Tote Bag oder ein Becher aus Edelstahl passt dagegen jedem. Das Sortiment folgt also dem Empfänger.
Brauchst du ein breites Sortiment bedruckbarer Artikel, findest du es eher bei einem Werbemittelhersteller als bei einer reinen Textildruckerei. Manche Agenturen stellen Geschenke auch aus mehreren Quellen zusammen und übernehmen die Abstimmung mit den einzelnen Herstellern. Diese Leistung kostet extra. Sie spart dir aber Koordination, wenn deine Box aus vier verschiedenen Artikeln bestehen soll.
Der zweite Unterschied liegt im Aufwand nach der Veredelung. Ein Geschenk geht selten als Karton mit hundert gleichen Teilen an eine Adresse. Es wird aus Einzelteilen zusammengestellt, mit einer Karte versehen und an viele verschiedene Empfänger verschickt, oft an Privatadressen. Das ist Konfektionierung und Einzelversand, also Arbeit, die im Stückpreis des Artikels nicht auftaucht und als eigene Position ins Angebot gehört. Anbieter mit Verpackung und Versand übernehmen beides.
Der dritte Unterschied ist der Termin. Geschenke zum Jahresende sammeln sich bei allen Anbietern in denselben Wochen, und bestellst du spät, konkurrierst du mit allen anderen um dieselben Kapazitäten. Bei personalisierten Boxen gibst du zusätzlich jeden Namen frei.
Mit den Adressen gibst du außerdem personenbezogene Daten weiter. Frag deshalb vor der Übergabe der Liste, ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließt und wie lange er die Adressen speichert. Auch das gehört ins Angebot.
Wie eine Geschenkbox entsteht
Eine Box mit mehreren Artikeln durchläuft mehr Schritte als ein bedrucktes Shirt. Das kostet Zeit vor deinem Termin. Jeden Artikel gibst du einzeln frei, weil dein Logo auf einer Flasche anders wirkt als auf einem Notizbuch und Farben je nach Material voneinander abweichen. Lass dir vor der Serie eine fertige Musterbox schicken. Daran siehst du, ob die Teile zusammenpassen und ob Füllmaterial und Karte den Eindruck tragen, den das Geschenk machen soll.
Personalisierung erhöht den Aufwand weiter. Ein Name auf der Karte ist schnell gedruckt, ein Name auf jeder Tasse bedeutet dagegen Einzelveredelung und eine Liste, die fehlerfrei sein muss, bevor die Veredelung beginnt. Plane dafür eine Korrekturschleife ein.
Gehen deine Geschenke an Empfänger außerhalb der Europäischen Union, etwa in die Schweiz, braucht jede Sendung eine Zollanmeldung. Das verlängert die Laufzeit. Beim Empfänger können außerdem Abgaben anfallen, und ein Geschenk, für das jemand an der Tür nachzahlen muss, verfehlt seinen Zweck. Kläre mit dem Anbieter, ob er solche Sendungen verzollt zustellt.
Was steuerlich an einem Geschenk hängt
Die steuerliche Behandlung hängt daran, wen du beschenkst. Für Geschäftspartner und alle anderen Personen, die nicht in deinem Unternehmen arbeiten, gilt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Aufwendungen für Geschenke an sie mindern den Gewinn deines Unternehmens nur, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Gegenstände, die ein Empfänger im Wirtschaftsjahr erhält, insgesamt fünfzig Euro nicht übersteigen.
Die Grenze ist eine Freigrenze. Liegt die Summe für einen Empfänger darüber, ist das ganze Geschenk nicht abziehbar, nicht bloß der Teil über der Grenze. Nach § 15 Abs. 1a UStG entfällt dann auch der Vorsteuerabzug. Die Grenze gilt je Empfänger und Jahr, und schickst du einer Person zu Ostern und zum Jahresende etwas, zählen beide Geschenke zusammen. Führe die Empfänger deshalb in einer Liste mit den Kosten je Person.
Beim Empfänger kann das Geschenk selbst steuerpflichtig sein, wenn es im Zusammenhang mit seinem Beruf oder Geschäft steht. Das Gesetz sieht dafür einen Ausweg vor. Damit der Empfänger das nicht klären muss, erlaubt § 37b Abs. 1 EStG dir als schenkendem Unternehmen, die Steuer pauschal mit dreißig Prozent zu übernehmen. Den Empfänger musst du dann über die Übernahme unterrichten, meist mit einem kurzen Satz auf der beiliegenden Karte oder im Anschreiben.
Kleine Werbeartikel bleiben außen vor. Nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zu § 37b EStG gelten Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen, als Streuwerbeartikel und brauchen nicht in die Pauschalierung einbezogen zu werden. Der Kugelschreiber mit Logo auf der Messe fällt darunter, die gefüllte Geschenkbox in aller Regel nicht.
Für deine eigene Belegschaft gelten andere Regeln. Sachzuwendungen bis sechzig Euro aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, etwa zur Hochzeit oder zum Dienstjubiläum, sind nach R 19.6 LStR bloße Aufmerksamkeiten und kein Arbeitslohn. Ein Geschenk an alle zum Jahresende hat keinen solchen persönlichen Anlass. Hier kommen die Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG oder die Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG in Betracht. Mehr zur Ausstattung des eigenen Teams steht auf der Seite Mitarbeiter-Merch.
Der Gesetzgeber passt diese Beträge von Zeit zu Zeit an. Die Grenze für Geschenke an Geschäftspartner lag bis vor wenigen Jahren niedriger, und deine Planungsvorlagen oder Kalkulationen aus früheren Jahren rechnen deshalb womöglich noch mit einem veralteten Wert. Prüfe die Beträge vor der Planung, und lass die Einordnung deiner Geschenke von deiner Steuerberatung bestätigen, bevor du bestellst.
Wer beschenkt wird und was daran hängt
| Empfänger und Geschenk | Abzug beim Unternehmen | Steuer beim Empfänger |
|---|---|---|
| Geschäftspartner, Streuwerbeartikel bis zehn Euro | ja | nicht in die Pauschalierung einzubeziehen |
| Geschäftspartner, insgesamt bis fünfzig Euro im Wirtschaftsjahr | ja | Pauschalierung durch das Unternehmen möglich |
| Geschäftspartner, insgesamt über fünfzig Euro im Wirtschaftsjahr | nein, auch keine Vorsteuer | Pauschalierung durch das Unternehmen möglich |
| Beschäftigte, besonderer persönlicher Anlass, bis sechzig Euro | ja | kein Arbeitslohn |
| Beschäftigte ohne persönlichen Anlass | ja | Sachbezug mit Freigrenze oder Pauschalierung |
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Sortimentsbreite. Prüfe, ob der Anbieter alle Artikel deiner Box selbst veredeln lässt oder einzelne Teile zukauft, weil das Termin und Qualität beeinflusst.
- Konfektionierung. Frag, ob der Anbieter Boxen packt und Karten beilegt, oder ob du Einzelteile selbst zusammenführen musst.
- Einzelversand. Kläre den Versand an einzelne Adressen samt Zustellnachweis. Frag auch, wie Rückläufer an falsche Adressen behandelt werden.
- Adressdaten. Lass dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorlegen, bevor du Adresslisten weitergibst.
- Kosten je Empfänger. Lass dir die Kosten je Paket aufschlüsseln, damit deine Steuerberatung die Grenze je Empfänger prüfen kann.
- Letzter Bestelltermin. Frag bei Geschenken zum Jahresende nach dem spätesten Termin für Freigabe und Bestellung.
- Lebensmittelkontakt. Lass dir bei Tassen und Flaschen eine Konformitätserklärung für den Kontakt mit Lebensmitteln zeigen.
