Eventmerch gehört zu einem Anlass, etwa zum Festival oder zum Firmenlauf. Es muss zu einem festen Termin da sein. Was danach übrig bleibt, verkauft sich kaum noch, und dieses Zusammenspiel aus fixem Datum und verderblicher Ware prägt jede deiner Entscheidungen vom Motiv bis zur Auflage des Sortiments. Die anderen Einsatzbereiche und ihre Unterschiede findest du unter Einsatzbereiche.
Was Eventmerch ausmacht
Ein Festival verschiebt sich nicht, weil eine Lieferung hängt. Plane Eventmerch deshalb vom Aufbautag rückwärts, Schritt für Schritt wie im Zeitplan weiter unten, sonst stehst du mit leeren Tischen am Einlass.
Das Datum auf dem Motiv macht die Ware verderblich. Ein Shirt mit Jahreszahl und Line-up verkauft sich am Wochenende selbst gut und in der Woche danach kaum. Restbestände lassen sich selten zum vollen Preis abgeben. Rabatte im Onlineshop helfen nur begrenzt. Ein Teil des Sortiments ohne Datum, etwa mit dem Logo der Veranstaltung, bleibt dagegen für das nächste Jahr verkäuflich und senkt dein Risiko.
Die Käufer entscheiden spontan. Eine Vorabfrage gibt es nicht. Das Wetter spielt mit: Bei Regen und kühlen Nächten gehen Hoodies und Ponchos, bei Hitze eher Bucket Hats und leichte Shirts. Verkaufst du an mehreren Tagen, siehst du nach dem ersten Abend, was läuft, kannst in dieser Zeit aber kaum noch nachproduzieren lassen, weil Veredelung und Transport auch im schnellsten Fall mehr als eine Nacht brauchen.
Neben Textil gehört oft Kleinware ins Sortiment. Lanyards für Ausweise, Mehrwegbecher mit Pfand oder eine Tote Bag für das Programm haben andere Lieferzeiten als Shirts. Sie kommen oft von einem anderen Anbieter und brauchen deshalb einen eigenen Strang in deinem Zeitplan.
Wie viel Vorlauf Eventmerch braucht
Die Lieferzeit, die ein Anbieter angibt, trägt auf seinem Profil Quelle und Datum. Wo genug Angaben vorliegen, fasst „Diese Anbieter in Zahlen" oben auf dieser Seite sie zusammen. Eine Lieferzeit gilt beim Anbieter für alle seine Verfahren und Produkte zusammen, und mehrere zählen erst ab deiner Freigabe oder Auftragsbestätigung. Die Tage für Motiv und Korrekturen stehen in keiner dieser Angaben. Plane deshalb vom Aufbautag rückwärts und frag bei jedem Schritt, welchen Tag der Anbieter von dir braucht.
| Schritt, rückwärts gelesen | Wer die Dauer bestimmt | Was du den Anbieter fragst |
|---|---|---|
| Puffer vor dem Aufbautag | du | An welchem Tag und in welchem Zeitfenster die Ware aufs Gelände kann |
| Versand | Anbieter und Spedition | Ob der zugesagte Tag der Versandtag oder der Zustelltag ist |
| Produktion | Anbieter, je nach Verfahren und Auftragslage | Wie viele Werktage die Produktion ab deiner Freigabe dauert |
| Freigabe | du, Sponsoren, Künstler, bei Abschlussshirts der Jahrgang | Bis zu welchem Tag Motiv, Sponsorenlogos und Namensliste endgültig vorliegen müssen |
| Blankware | Großhandel | Ob Modell und Farbe in allen Größen lieferbar sind und wie lange der Anbieter sie zurücklegt |
| Motiv | du oder eine Agentur | Ob der Anbieter gestaltet und wie viele Korrekturschleifen im Preis enthalten sind |
Vor der ersten Auflage braucht Siebdruck für jede Farbe ein eigenes Sieb und Stickerei ein Stickprogramm, und beides entsteht erst nach deiner Freigabe. Ein digitales Verfahren wie DTF kommt ohne diese Einrichtung aus und passt deshalb zu einem Motiv, das spät feststeht, etwa dem Line-up. Frag außerdem, ob die genannte Lieferzeit ab Auftrag läuft oder erst ab deiner Freigabe.
Verkaufen oder ausgeben
Du kannst Eventmerch auf zwei Arten einsetzen, und beide verlangen etwas anderes. Beim Verkauf am Merchstand zählen Auswahl und Preis. Die Größenverteilung muss dort ohne Vorabfrage auskommen. Beim Ausgeben geht es um Kleidung für Helferinnen und Helfer, für die Crew oder um Startershirts bei einem Lauf. Hier kennst du die Menschen vorher und kannst die Größen bei der Anmeldung abfragen, was das Risiko erheblich senkt.
Bei ausgegebener Kleidung zählt Erkennbarkeit mehr als Mode. Crewshirts sollen in einer Menge auffallen. Ein großer Aufdruck auf dem Rücken hilft dabei mehr als ein kleines Motiv auf der Brust. Stehen Sponsoren auf den Shirts, gehören ihre Logos und die Freigabe in den Zeitplan, weil jede Korrekturschleife Tage kostet. Shirts in einer kräftigen Signalfarbe erleichtern es Besuchern, im Gedränge jemanden vom Team zu finden.
Startershirts bei Läufen und Sportveranstaltungen bestehen meist aus Funktionsmaterial. Das schränkt die Wahl ein. Polyester lässt sich nicht mit jedem Verfahren gleich gut veredeln, und für vollflächige Designs eignet sich Sublimation, sofern das Material hell ist. Frag bei dunklem Funktionsmaterial nach einem Verfahren, das beim Laufen nicht bricht.
Den Verkauf selbst musst du als Veranstalter nicht übernehmen. Dienstleister für Live-Merchandising übernehmen Personal und Kasse am Verkaufsstand und rechnen nach der Veranstaltung ab. Dafür behält der Dienstleister einen Teil der Erlöse ein, und du brauchst an einem Wochenende, an dem ohnehin jede Hand gebraucht wird, keine eigenen Leute für den Verkauf.
Menge, Anlieferung und Kasse
Bemiss die Auflage eher knapp. Ein ausverkauftes Motiv ärgert, eine volle Kiste nach dem Festival kostet Geld. Kläre vorher, ob der Anbieter kurzfristig nachlegen kann, etwa mit einem digitalen Verfahren wie DTF, das ohne Einrichtung je Farbe auskommt. Frag auch, ob der Anbieter unverkaufte Ware ohne Datum zurücknimmt oder für das nächste Jahr einlagert. Üblich ist das nicht.
Die Anlieferung verdient eigene Aufmerksamkeit. Auf einem Festivalgelände gibt es Zufahrtszeiten, und jemand aus deinem Team muss die Kartons vor Ort annehmen und trocken unterbringen. Nenne dem Anbieter deshalb eine Ansprechperson mit Telefonnummer und das Zeitfenster für die Zufahrt. Lass die Kartons nach Motiv und Größe beschriften, damit am Verkaufsstand niemand im Regen Kisten öffnen muss. Bei mehrtägigen Veranstaltungen lohnt ein abschließbarer Lagerplatz in der Nähe, aus dem nachts niemand Ware mitnimmt.
Setzt du beim Verkauf ein elektronisches Kassensystem ein, gelten die Pflichten aus § 146a AO. Das System muss jeden Verkauf einzeln aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, und jeder Käufer hat Anspruch auf einen Beleg. Bei Verkäufen an viele unbekannte Personen kann dich das Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien, die Befreiung ist aber widerrufbar. Diese Pflichten knüpfen an das System an. Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu verwenden, enthält die Vorschrift nicht, deine Einnahmen musst du trotzdem aufzeichnen.
Der Name deiner Veranstaltung ist oft als Marke geschützt. Wer als Dienstleister Merch mit diesem Namen herstellt oder verkauft, braucht dafür deine Zustimmung als Veranstalter. Bei Line-up-Shirts kommen die Namen der auftretenden Künstler hinzu, und auch deren Nutzung solltest du vertraglich klären. Das gilt ebenso für Kleinware.
Was je nach Anlass zählt
| Anlass | Wer die Ware erhält | Menge vorher bekannt | Was zählt |
|---|---|---|---|
| Festival mit Merchstand | zahlende Besucher | nein | Termin, Größenverteilung, Kasse |
| Kleidung für Helfer und Crew | Team der Veranstaltung | ja, über die Anmeldung | Erkennbarkeit, Sponsorenfreigabe |
| Startershirts bei einem Lauf | Teilnehmende | ja, über die Anmeldung | Funktionsmaterial, Größenabfrage |
| Jubiläum oder Stadtfest | Besucher und Mitglieder | teilweise | Motiv ohne Datum als Reserve |
| Abishirts und Abschlussshirts | Schülerinnen und Schüler des Jahrgangs | ja, über die Bestellliste | Bezahlung vor dem Druck, Namensliste, fester Termin |
Die Grenze zum Bandmerch liegt beim Absender. Auf Eventmerch steht die Veranstaltung, auf Bandmerch die Band, auch wenn beides nebeneinander verkauft wird. Ein Vereinsturnier mit eigenem Motiv ist Eventmerch, die Fankleidung desselben Vereins gehört zum Vereinsmerch. Die Sicht der Veranstalter als Auftraggeber zeigt die Seite Festivals. Für Abishirts, die ein Jahrgang selbst bestellt und bezahlt, gibt es einen eigenen Abschnitt bei der Schulkleidung.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Termine schriftlich. Lass dir Freigabetag und Liefertermin mit Puffer vor dem Aufbautag schriftlich zusagen und kläre, wohin geliefert wird.
- Nachschub. Kläre, ob der Anbieter während der Veranstaltung kleine Mengen nachliefern kann.
- Rücknahme oder Einlagerung. Frag, was mit unverkaufter Ware ohne Datum geschieht.
- Kleinware. Plane Lanyards und Becher mit eigener Lieferzeit ein, auch wenn sie vom selben Anbieter kommen.
- Anlieferung. Vereinbare Zeitfenster, Ansprechperson und eine Beschriftung der Kartons nach Motiv und Größe.
- Rechte am Namen. Stell sicher, dass die Nutzung des Veranstaltungsnamens und der Künstlernamen geklärt ist.
