Live-Merchandising heißt, dass jemand anderes den Verkauf am Veranstaltungsabend übernimmt, also Personal am Stand und die Abrechnung nach der Show, bezahlt mit einem Anteil an deinem Erlös oder mit einem festen Tagessatz. Welche Leistungen Anbieter sonst noch führen, zeigt die Übersicht unter Services.
Was ein Dienstleister am Abend übernimmt
Der Kern ist Personal. Jemand steht zwei Stunden vor Einlass am Stand, baut auf, hängt Muster in allen Größen sichtbar auf, verkauft in der Pause und nach der Zugabe, zählt danach ab und packt zusammen. Wer das schon hundertmal gemacht hat, braucht keine Einweisung. Solche Leute kennen die Häuser, in denen ihr spielt, und wissen, welche Ecke neben dem Ausgang am Ende des Abends die meisten Leute erreicht.
Dazu kommt, was zwischen zwei Terminen passiert. Die Ware reist im Case von Stadt zu Stadt, wird nachgefüllt, wenn eine Größe leer läuft, und nach dem letzten Konzert zurückgeführt. Ein Dienstleister mit Lagerhaltung hält den Nachschub im eigenen Lager vor und schickt ihn an den nächsten Konzertort, bevor die fehlende Größe dort auffällt. Ohne diesen Strang verkauft der beste Stand am dritten Abend nur noch Größe S.
Mit dem Veranstalter verhandelt in der Regel der Dienstleister. Er kennt die übliche Abgabe des Hauses am Umsatz des Abends, die die Seite Bandmerch erklärt, und er weiß, was der Ort stellt und was ihr mitbringen müsst. Ein Tisch mit Licht und ein Stromanschluss für das Kartenlesegerät klingen nach Kleinigkeiten, bis sie am Abend fehlen. Für dich heißt das eine Verhandlung weniger an einem Tag mit Soundcheck.
Oft teilen sich mehrere Bands einen Stand. Dann verkauft dieselbe Person eure Ware und die der Vorband, und jede Band braucht ihre eigene Zählung und ihre eigene Abrechnung. Kläre vorher, wessen Ware vorne hängt und wie der Platz aufgeteilt wird, weil der Headliner diese Frage sonst am Abend allein beantwortet.
Der Verkauf am Abend ist nicht der Versand an Fans. Bestellungen aus deinem Onlineshop laufen über Fulfillment, auch wenn derselbe Anbieter beides führt. Produziert wird die Ware ohnehin woanders, meist bei einem Textilveredler. Live-Merchandising ist die Schicht dazwischen. Manche Anbieter decken die ganze Kette ab und rechnen dann alles in einem Vertrag ab.
Drei Modelle, drei Risiken
Beim Verkauf auf deine Rechnung bleibt die Ware deine. Der Dienstleister verkauft sie im eigenen Namen für fremde Rechnung, was das Handelsgesetzbuch als Kommission bezeichnet (§ 383 HGB). Er muss dir über das Geschäft Rechenschaft ablegen und herausgeben, was er dabei eingenommen hat (§ 384 Abs. 2 HGB). Für Verlust und Beschädigung der Ware in seiner Verwahrung haftet er, soweit sich das mit kaufmännischer Sorgfalt hätte abwenden lassen (§ 390 Abs. 1 HGB). Eine Versicherung muss er nur abschließen, wenn du ihn dazu anweist (§ 390 Abs. 2 HGB). Diese Anweisung gehört in den Vertrag. Mündlich vor der Show regelt das niemand.
Das zweite Modell dreht die Richtung um. Der Dienstleister kauft deine Ware ein oder lässt sie selbst produzieren, verkauft sie auf eigene Rechnung und zahlt dir eine Beteiligung. Du finanzierst dann keine Auflage vor und bleibst auf keiner Restmenge sitzen. Dafür bekommst du je Teil weniger, und über Modell und Verkaufspreis entscheidest du am Ende nicht mehr allein. Für den ersten Festivalsommer kann das trotzdem der ruhigere Weg sein, weil eine gedruckte Auflage ohne Publikum teuer im Keller liegt.
Das dritte Modell ist reine Personalgestellung. Du zahlst einen Tagessatz plus Anfahrt, der Erlös bleibt bei dir, abzüglich der Abgabe an das Haus. Das rechnet sich ab einem gewissen Umsatz je Abend. Darunter zahlst du für einen Stand, an dem wenig passiert.
| Modell | Wer finanziert die Auflage | Wer trägt die Restmenge | Was du zahlst | Passt bei |
|---|---|---|---|---|
| Verkauf auf deine Rechnung | du | du | Anteil am Umsatz | Tourneen mit eigener Kollektion |
| Verkauf auf fremde Rechnung | der Dienstleister | der Dienstleister | Beteiligung statt Erlös | erster Tour ohne Kapital |
| Personal gegen Tagessatz | du | du | fester Satz plus Anfahrt | gut besuchten Einzelterminen |
Wie nach der Show abgerechnet wird
Gezählt wird zweimal. Vor dem Einlass steht der Anfangsbestand je Motiv und Größe, nach dem letzten Verkauf der Endbestand, und die Differenz ist der Verkauf des Abends. Beide Seiten zeichnen das Blatt ab. Aus dieser Zahl ergibt sich der Umsatz, davon geht die Abgabe an das Haus ab, danach der Anteil des Dienstleisters. Lass dir die Aufstellung je Abend geben statt einer Summe am Ende der Tour, weil du sonst nicht siehst, welche Stadt getragen hat und welche nicht.
Zwischen Bargeld und Karte liegt ein Unterschied, der dich betrifft. Barumsätze sind am selben Abend da. Kartenzahlungen treffen später auf einem Konto ein, das in den meisten Fällen dem Dienstleister gehört, und wandern von dort irgendwann zu dir. Vereinbare deshalb, wann dein Anteil überwiesen wird und ob es einen Abschlag nach jedem Wochenende gibt. Bei Auftritten im Ausland kommt die Umsatzsteuer des jeweiligen Landes hinzu.
Regle den Umgang mit Ware, die nicht verkauft wird. Freiexemplare für Gäste und Crew tauchen sonst als unerklärte Differenz in der Zählung auf, genauso wie beschädigte Teile und echter Schwund. Üblich ist ein kleines Kontingent, das ihr vor der ersten Show festlegt, das im Abrechnungsblatt mitläuft und am Ende des Abends genauso abgezeichnet wird wie der Verkauf. Läuft der Verkauf über eine elektronische Kasse, kommen die Aufzeichnungs- und Belegpflichten dazu, die die Seite Eventmerch erklärt.
Wann sich ein Dienstleister lohnt
Ob sich das rechnet, hängt an der Zahl der Abende und an der Größe der Häuser. Spielt ihr eine kurze Clubtour, ist eine Person aus dem Umfeld, die mitfährt und den Stand macht, meist günstiger. Eine solche Aushilfe beschäftigst du selbst. Für eine kurzfristige Beschäftigung gilt dabei die Grenze von drei Monaten oder siebzig Arbeitstagen im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV), und Meldung wie Abrechnung bleiben deine Aufgabe.
Für längere Touren und für Festivalwochenenden mit mehreren Bühnen kippt die Rechnung. Der größte Teil des Tagesumsatzes entsteht in den zwanzig Minuten nach dem letzten Ton, und in dieser Zeit entscheidet sich, ob jemand geübt kassiert oder ob die Schlange sich auflöst, bevor sie am Tisch ankommt. Auch als Veranstalter gibst du den Verkauf gern ab, weil dein Team an diesem Wochenende anderes zu tun hat.
Ohne Team bleibt der Dienstleister der einzige Weg, während des eigenen Auftritts überhaupt Merch zu verkaufen. Auf der Bühne kassiert niemand. Wie Bands und Artists ihre Beschaffung sonst organisieren, steht auf den Seiten der Zielgruppen.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Modell und Anteil. Lass dir schriftlich geben, auf welcher Rechnung verkauft wird und wovon der Anteil berechnet wird: vom Umsatz oder vom Erlös nach Abzug der Abgabe an das Haus.
- Abrechnung je Abend. Frag nach einem Muster des Abrechnungsblatts und danach, wer die Zählung vor und nach der Show unterschreibt.
- Auszahlung. Kläre, wann dein Anteil überwiesen wird und wie Kartenzahlungen durchlaufen.
- Verwahrung und Versicherung. Vereinbare ausdrücklich, dass die Ware versichert ist, und kläre, wer bei Verlust einspringt.
- Nachschub unterwegs. Frag, wie schnell eine fehlende Größe am nächsten Konzertort ist und aus welchem Lager sie kommt.
- Exklusivität und Laufzeit. Prüf, ob der Vertrag auch deinen Onlineshop erfasst, für welches Gebiet er gilt und wie er endet.
- Restware nach der Tour. Leg fest, wohin übrige Ware geht und wer den Rücktransport bezahlt.
