Was bestellst du, und für wen?
Du klärst der Reihe nach, wer die Ware trägt oder bekommt, ob sie eine Schutzfunktion braucht, ob der Bedarf einmalig oder laufend ist, wer Größe und Modell wählt und bis wann du sie brauchst.
- Wer trägt oder bekommt die Ware? Dein Team im Dienst, deine Belegschaft im gemeinsamen Auftritt oder Kunden und Partner als Geschenk? MerchScout trennt die Einsatzbereiche nach Zweck und Empfänger.
- Braucht die Kleidung eine Schutzfunktion? Wenn ja, lies zuerst den Hinweis im Abschnitt „Wann reicht dieser Ratgeber nicht?“.
- Einmalig oder laufend? Ein Jubiläum oder eine Messe ist ein Anlass. Neue Beschäftigte, die jedes Mal dasselbe Teil erwarten, sind laufender Bedarf.
- Wer wählt Größe und Modell, du oder die Beschäftigten? Daran hängt die Bestellweise: Sammelbestellung, Lager auf Abruf (der Anbieter lagert veredelte Ware ein und verschickt sie bei Bedarf) oder geschlossener Mitarbeiter-Shop (Beschäftigte bestellen selbst in einem Online-Shop). Die Blöcke unten zeigen, wie du sie wählst.
- Bis wann brauchst du die Ware, und wohin geht sie? Ein fester Termin macht die Lieferzeit zum Auswahlkriterium. Geht die Ware an Privatadressen, frag deine Datenschutzstelle, ob dafür etwas zu regeln ist.
| Wenn du … | dann klär zuerst … | Wo es weitergeht |
|---|---|---|
| Servicekräfte oder Küche einkleidest | Wäsche im Betrieb, Modell | Restaurant mit Servicekräften |
| Arbeitsjacken oder -hosen mit Logo versiehst | Stoffstärke, Abrieb, wie lange das Modell lieferbar bleibt | Handwerksbetrieb mit Logo auf Arbeitsjacken |
| neue Beschäftigte regelmäßig ausstattest | Bestellweise, Größenlauf | Personalabteilung mit Mitarbeiter-Shop |
| Giveaways oder Geschenke bestellst | Empfänger, Verpackung, Versand | Marketing mit Giveaways und Mitarbeitergeschenken |
| nur Preise vergleichen willst | Das beantwortet dieser Ratgeber nicht | Versteckte Zusatzkosten |
Empfehlung: Beantworte die fünf Fragen schriftlich, bevor du ein Angebot einholst.
Welche Situation ist deine, und was gilt dort?
Such die Situation, die deiner am nächsten kommt: Jeder Block nennt, was du für dein Briefing zusätzlich festhältst.
Restaurant mit Servicekräften
Dokumentiert: Berufskleidung wird laut Seite häufiger gewaschen als Merch, in Betrieben mit Hygieneanforderungen oft heißer. Die Seite nennt Stick (das Motiv wird mit Garn ins Gewebe gestickt) als Verfahren, das solchen Belastungen in der Regel standhält. Bei Transfers wie DTF (Direct-to-Film: Das Motiv wird auf Folie gedruckt und aufgepresst) oder Transferdruck (das Motiv entsteht getrennt vom Textil und wird mit Hitze übertragen) rät sie, die zugesicherte Waschtemperatur schriftlich geben zu lassen. Mietest du Kleidung bei einem Textilservice (ein Dienstleister, der sie reinigt und zurückliefert), gehört sie ihm, und Logos kommen oft als Emblem (aufgebrachtes Abzeichen) nach dessen Vorgaben darauf.
Abgeleitet: Hier bestimmt der Textilservice mit, ob und wie dein Logo aufgebracht wird.
Empfehlung: Nenne im Briefing die Wäschebedingungen deines Betriebs. Frag in diesem Fall zuerst den Textilservice.
Anbieter finden: Hotellerie und Gastronomie · Mehr dazu: Arbeitskleidung
Handwerksbetrieb mit Logo auf Arbeitsjacken
Dokumentiert: Arbeitshose und Softshelljacke (eine wetterfeste Jacke aus dehnbarem Stoff) stuft die Seite als Berufskleidung ein. Wichtig sind Stoffstärke und Abrieb (der Verschleiß durch Reibung). Sie warnt vor einem Modell, das der Hersteller nur eine Saison führt.
Abgeleitet: Dann können nach zwei Jahren zwei verschiedene Jacken im Team stehen.
Empfehlung: Frag vor der ersten Bestellung, wie lange das Modell voraussichtlich lieferbar bleibt, und bestimme ein Ersatzmodell. Hat die Jacke eine Schutzfunktion, gilt der Hinweis weiter unten.
Anbieter finden: Berufsbekleidung / Corporate Fashion (Corporate Fashion: einheitliche Kleidung im Auftritt eines Unternehmens) · Mehr dazu: Arbeitskleidung
Personalabteilung mit Mitarbeiter-Shop
Dokumentiert: Laut MerchScout gibt es drei Wege: die Sammelbestellung, das Lager auf Abruf und den geschlossenen Shop, in dem Beschäftigte selbst wählen und ein Budget als Guthaben erhalten. Für einen einmaligen Anlass genügt laut Seite die Sammelbestellung, kommen laufend neue Leute dazu, passen Lager oder Shop besser. Im Shop wird oft erst nach der Bestellung veredelt (bedruckt oder bestickt), und die Lieferzeit gilt für jede einzelne Bestellung. Ein Budget je Person braucht in der Sammelbestellung eine Liste und jemanden, der sie pflegt. Auf MerchScout sind 9 veröffentlichte Anbieter mit der Fulfillment-Leistung (Lager, Versand und Abwicklung für dich) Mitarbeiter-Shops dokumentiert, Stand 27.10.2026.
Abgeleitet: Wie oft du neu einstellst und wer die Größe wählt, entscheidet, welche Bestellweise du ins Briefing schreibst.
Empfehlung: Frag bei einem Shop nach Rollenrechten (wer welche Bestellungen auslösen darf), Budgetkontrolle (wie das Guthaben je Person geführt wird) und der Anbindung an eure HR-Software, und lass dir zeigen, wie das im Shop aussieht.
Anbieter finden: Mitarbeiter-Shops · Rollenrechte und Budgetkontrolle · Anbindung an HR-Tools · Mehr dazu: Mitarbeiter-Merch
Marketing mit Giveaways und Mitarbeitergeschenken
Dokumentiert: Beim Corporate Gifting (Geschenke an Geschäftspartner oder deine Belegschaft) verschiebt sich das Sortiment laut MerchScout weg vom Textil. Ein Shirt setzt eine Größe voraus, die du bei Geschäftspartnern selten kennst. Zusammenstellen, Karte beilegen und Einzelversand an viele Empfänger sind Arbeit, die im Stückpreis des Artikels nicht auftaucht und als eigene Position ins Angebot gehört.
Abgeleitet: Dein Briefing beginnt hier beim Empfänger.
Empfehlung: Schreib in die Anfrage, an wie viele Empfänger die Ware geht, ob die Adressen privat sind und bis wann sie da sein muss. Die steuerliche Behandlung von Geschenken klärst du mit deiner Steuerberatung.
Anbieter finden: Corporate Gifting · Mehr dazu: Unternehmen als Auftraggeber (Vergleichsangebote, Lieferantenanlage, Rahmenvereinbarung)
Was klärst du zusätzlich zu Logo und Verfahren?
Im Angebot fehlen gern Angaben zu Wäsche, Logo und Nachbestellung.
Wie wird die Ware gewaschen?
Dokumentiert: MerchScout rät, die zugesicherte Waschtemperatur je Verfahren schriftlich geben zu lassen.
Abgeleitet: Ohne Angabe im Briefing muss der Anbieter annehmen, wie die Ware gewaschen wird.
Empfehlung: Frag den Betrieb oder die Reinigungsfirma. Welches Verfahren welche Wäsche übersteht, steht im Ratgeber zur Verfahrenswahl.
Wie hältst du das Logo fest?
Dokumentiert: Liegt die Stickdatei beim Anbieter, wird jede Nachbestellung laut Seite zur kurzen Wiederholung. Mischst du Verfahren, sieht dasselbe Logo gestickt und gedruckt nicht identisch aus. Grafik- und Designservice sowie Druckdatencheck führen Anbieter als eigene Leistungen.
Abgeleitet: Wo dein Logo nach Verfahren anders aussieht, betrifft das dein Erscheinungsbild im Team.
Empfehlung: Schick Logo-Datei und Farbverweis und lege Position und Größe je Teil als Skizze mit Maßen bei (Brust links, Rücken). Die Skizze ist unser Vorschlag.
Wie bestellst du später nach, und passt die Größe allen?
Dokumentiert: Deine Belegschaft ist laut Seite breiter gemischt als die Käuferschaft eines Bandshirts. Ein tailliertes Modell neben dem geraden und ein Größenlauf über die Standardgrößen hinaus gehören in die erste Anfrage. Namen auf der Kleidung bedeuten Einzelveredelung (jedes Teil wird einzeln veredelt), die bei jeder Neueinstellung wieder anfällt.
Abgeleitet: Was die Einzelveredelung kostet, lässt sich aus den Seiten nicht ablesen.
Empfehlung: Frag, zu welchen Bedingungen der Anbieter einzelne Größen nachveredelt (nachträglich bedruckt oder bestickt) und ob die Mindestmenge (die kleinste Stückzahl, die er annimmt) dann erneut greift.
Welche Angaben gehören in dein Briefing?
Die Tabelle nennt zehn Angaben. Du füllst die Spalte „Deine Angabe“ aus und leitest die Tabelle an die Anbieter weiter.
| Angabe | Deine Angabe | Warum der Anbieter sie braucht | Was tun, wenn du sie noch nicht kennst |
|---|---|---|---|
| Teil, Modell, Farbe | Er besorgt die Blankware (unbedruckte Textilien) oder liefert sie aus dem Bestand. | Frag nach Modellen, die er führt. | |
| Einsatz (Dienstkleidung, Teamauftritt, Geschenk) | Der Einsatz bestimmt Material und Haltbarkeit. | Geh die fünf Fragen oben durch. | |
| Schutzfunktion ja oder nein | Sie entscheidet, ob dieser Ratgeber reicht. | Frag deine Fachkraft für Arbeitssicherheit. | |
| Menge und Größenverteilung | Er legt fest, ob und zu welchen Bedingungen er den Auftrag annimmt, siehe Merch ohne Mindestmenge. | Frag die Größen ab und plane eine Reserve. | |
| Termin und Lieferadresse | Lieferzeit und Versandart hängen davon ab. Auf Berufsbekleidung / Corporate Fashion liegt der Median der Lieferzeit (der mittlere Wert, wenn du alle genannten Lieferzeiten der Größe nach ordnest) bei 14 Werktagen (Basis: 5 von 13 Anbietern mit Angabe, Stand 27.10.2026). | Nenne den spätesten Tag und frag nach der bestätigten Lieferzeit. | |
| Logo (Datei, Farben, Position, Größe) | Er braucht Datei und Stelle am Teil. | Schick, was du hast. | |
| Wäsche (Temperatur, Häufigkeit) | Daran entscheidet sich das Verfahren. | Frag den Betrieb. | |
| Muster gewünscht (ein Probeteil vor der Serie) | Du siehst Farbe, Stoffgefühl und Sitz, bevor die Serie läuft. | Frag im Angebot nach einem Muster. | |
| Wiederholung (einmalig, jährlich, laufend) | Er plant Lager, Stickdatei und die Lieferbarkeit des Modells. | Frag, wie lange das Modell lieferbar bleibt. | |
| Wer gibt frei (Logo, Muster, Rechnung) | Jede Freigaberunde verschiebt die Produktion um Tage. | Klär das intern vor der Anfrage. |
Der Median beschreibt nur die Anbieter mit Angabe und sagt nichts über deinen Auftrag.
Wann reicht dieser Ratgeber nicht?
Er reicht nicht bei Kleidung mit Schutzfunktion, bei Kleidung vom Textilservice und bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen.
- Schutzkleidung (zum Beispiel Warnkleidung): Frag deine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Was MerchScout dazu schreibt, steht auf der Seite Arbeitskleidung.
- Mietkleidung vom Textilservice: Die Kleidung gehört dem Dienstleister, und seine Vorgaben gelten.
- Steuern, Betriebsrat, Arbeitsrecht: Das klärst du mit Steuerberatung und Rechtsberatung. Die Einordnung auf Mitarbeiter-Merch ist redaktionell, keine Beratung.
- Preisvergleich: Preisangaben stehen auf einem Profil nur als Angabe des Anbieters unter „Preisgestaltung“, nicht als vergleichbare Liste. Preise holst du über Angebote.
- Verfahren und Menge: Welches Verfahren zu Material und Motiv passt, erklärt der Ratgeber zur Verfahrenswahl, ab welcher Menge ein Anbieter annimmt, Merch ohne Mindestmenge. Zu Kosten: Versteckte Zusatzkosten, zu Agentur oder Druckerei: Merch-Agentur.
Welche Fehler vermeidest du?
Du vermeidest diese Fehler, wenn du die Angaben aus dem Briefing von Anfang an mitschickst.
- Nur Logo und Menge in die Anfrage schreiben. Folge: Das Angebot beruht auf Annahmen zu Wäsche, Größen und Termin, die später nicht passen müssen.
- Farbverweis, Stickdatei und Modell nicht festhalten. Folge: Du stimmst jede Nachbestellung neu ab.
- Nur Standardgrößen und einen geraden Schnitt bestellen. Folge: Ein Teil der Belegschaft ist ausgeschlossen.
- „Im Mitarbeiter-Shop gelistet, also passend.“ Folge: Du hältst einen Anbieter für geeignet, obwohl die Zuordnung zu einer Leistung nichts über Preis oder Eignung für deinen Fall sagt.
- Freigaben spät klären. Folge: Gestaltungshandbuch, Markenführung und Einkauf geben in Runden frei, und jede Runde verschiebt die Produktion um Tage.
- Beim Shop die Lieferzeit je Bestellung übersehen. Folge: Löst du die Bestellung zu spät aus, trifft das Paket erst nach dem ersten Arbeitstag ein.
Was nimmst du mit?
Bei Arbeitskleidung klärst du zuerst, ob sie schützen muss, dann wer sie trägt und wie oft du nachbestellst. Im Briefing hältst du Wäsche, Logo, Größen und Termin fest. Erlauben die Fakten keine eindeutige Wahl zwischen Sammelbestellung, Lager und Shop, vergleichst du zwei Wege mit demselben Briefing.
